Vous désirez constituer votre entreprise? Vous songez à procéder aux formalités relatives à la constitution de votre société vous-même? Après-tout, votre ami ou un membre de votre famille a procédé à son incorporation lui-même. Vous pensez qu’en agissant ainsi vous allez sauver des frais?

Or, il y a plusieurs avantages à faire affaires avec un professionnel dans le cadre de la constitution de votre entreprise. Le présent article se veut un survol de quelques un de ces avantages et des erreurs que vous pourriez ainsi éviter.

1. Conseils quant à votre choix

Plusieurs choix doivent être pris lorsque l’on décide de démarrer son entreprise:

• Il est important de s’assurer que vous avez choisi le bon véhicule juridique. Avez-vous réellement besoin d’une entreprise incorporée? Il est peut-être plus judicieux de débuter par le véhicule de l’entreprise individuelle ou de la société en nom collectif. Le professionnel vous aidera dans ce choix.

• Vous devez également choisir si vous désirez que votre entreprise soit à juridiction québécoise ou canadienne.

• Il y a lieu de s’assurer que votre nom d’entreprise respecte les exigences légales et ne porte pas confusion avec un concurrent. Seul un professionnel peut vous donner une confirmation à cet effet.

• Enfin, il peut être opportun d’analyser s’il est pertinent ou non d’inscrire votre entreprise aux fichiers de la TPS et de la TVQ. Parfois, il s’agit d’une obligation mais parfois d’une option. Cette option peut être avantageuse pour vous et il est intéressant d’analyser votre situation avec un professionnel afin de prendre une décision éclairée à ce niveau.

2. Pour commencer du bon pied

Lors de la constitution de votre entreprise, vous devez produire les statuts de constitution et la déclaration initiale ou d’immatriculation. Voici deux éléments importants que vous ignorez peut-être au stade de la constitution :

• Les statuts de constitution doivent contenir le nombre et le type de catégorie d’actions que l’entreprise pourra émettre à son ou ses actionnaire(s). La plupart des gens qui s’incorporent seuls choisissent, par défaut, le capital-actions prévu par la loi, ce qui veut dire une seule catégorie d’actions communément appelées les actions ordinaires. Toutefois, il peut être pertinent que la société émette également des actions à dividende discrétionnaire à votre conjoint(e) par exemple ou encore des actions privilégiées à l’un des actionnaires en contrepartie de sa mise de fonds.

• Le professionnel analysera avec vous vos besoins au niveau de la structure de l’actionnariat, s’assurera de respecter la législation applicable et établira alors plusieurs catégories d’actions afin de répondre aux besoins de l’entreprise à court, moyen et possiblement également à long terme.

• Les documents de constitution doivent contenir certaines informations afin que l’entreprise soit qualifiée comme un « émetteur fermé » au sens de la Loi sur les valeurs mobilières et qu’elle soit dispensée de respecter les règles applicables aux « émetteurs assujettis », telles celles en matière de prospectus et autres.

• Le rôle du professionnel est de vous assurer que l’entreprise soit ainsi qualifiée, mais également de vous expliquer comment conserver cette qualification.

Vous éviterez ainsi de débourser les frais exigibles afin de modifier les informations contenues aux statuts de constitution si vous ignoriez ou n’avez pas autrement tenu compte des éléments ci-avant mentionnés.

3. Le livre de société

Même si la société est bien constituée au niveau des autorités compétentes, vous devez procéder à l’organisation juridique de votre société. Vous devez entres autres officialiser à qui vous émettez des actions, leur nombre et leur catégorie. Vous procéderez à la nomination du conseil d’administration de la société et des dirigeants de la société. Nous consacrons un article sur le livre de société que nous vous invitons à consulter ici.

 4. L’exploitation de la société

Une fois votre entreprise constituée, vous pouvez avoir différents questionnements tant relativement à l’exploitation courante de la société ou pour tout ce qui concerne les contrats que l’entreprise devra signer, par exemple ses contrats de services, ses contrats d’emploi, son bail commercial, etc. En constituant votre entreprise avec l’aide d’un professionnel vous vous assurez d’être bien accompagné dans le cadre de vos affaires.

En espérant que cet article vous sensibilise à l’importance de faire affaires avec un professionnel lors de la constitution de votre entreprise et vous permet de mieux comprendre les étapes visant la création de votre entreprise.

Nous vous invitons à nous consulter si vous désirez constituer votre entreprise du bon pied ou si vous désirez mieux structurer votre entreprise.

L’équipe de Vigi services juridiques inc.

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